Privacyverklaring Massagepraktijk Ontspan Me

In deze privacy verklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

Doel gegevens:

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Ontspan Me. Deze worden hieronder toegelicht.

  1. Intake formulier met persoonlijke informatie. Deze informatie over je fysieke of mentale conditie is nodig om de juiste behandeling af te kunnen stemmen op jouw situatie. Denk aan je gezondheid, je werk, je sportactitiviteiten, blessures etc. Zonder deze informatie is het voor ons niet mogelijk te masseren of de juiste producten voor je behandeling te kiezen (huid conditie). Dit formulier slaan we digitaal op in ons CRM-systeem.
  2. Behandelrapport met informatie over uitgevoerde behandeling / fysieke conditie. Van iedere behandeling maken we een rapport aan met wat de gekozen behandeling, waarom voor deze behandeling is gekozen en welke bijzonderheden we tegenkwamen in het uitvoeren van de behandeling. Zo kunnen we de volgende behandeling (ook als je later bij ons komt) hier op af stemmen en weten collega’s welke behandeling de vorige keer is uitgevoerd. Dit behandelrapport slaan we digitaal op in ons CRM-systeem.
  3. Voor en na foto’s. Bij afslankbehandelingen en bindweefselmassages maken we – met jouw toestemming – foto’s om de vorderingen visueel te volgen. Deze data bewaren we digitaal alleen in ons CRM-systeem. De foto’s worden van de tijdelijke drager (telefoon) verwijderd nadat we deze in het CRM-systeem gekoppeld hebben.
  4. Het versturen van nieuwsbrieven. Ontspan Me stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van Ontspan Me of als je je registreert voor de nieuwsbrief via Facebook. Ook kan je bij het online boeken van een dienst aangeven dat je de nieuwsbrief wilt ontvangen. Daarnaast kan je mondeling of tekstueel gevraagd worden om je aan te melden.
  5. Contact opnemen. Jouw gegevens worden verzameld als jij contact opneemt met Ontspan Me via de website. In dit formulier wordt echter alleen gevraagd om de benodigde gegevens om een voorstel of een dienst aan te kunnen bieden, zoals je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer.
  6. De website van Ontspan Me verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.

Ontvangers gegevens & bewaartermijn

De gegevens die Ontspan Me ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:

  1. Mailchimp De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp. Jouw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar info@Ontspan.me
  2. One.com De website van Ontspan Me wordt gehost bij One.com. Gegevens die jij achterlaat op de website (formulieren) worden opgeslagen bij One.com voor onbepaalde tijd.
  3. Salonized. Het CRM-systeem van Ontspan Me is Salonized. In dit systeem hebben we voor iedereen afzonderlijk een eigen profiel waarin we je intakeformulieren, boekingen, aanschaf producten en facturen (gekoppeld aan het Salonized Kassasysteem en Voorraadbeheer van onze producten) en behandelrapporten bijhouden. We bewaren hierin jouw gegevens voor onbepaalde tijd.
  4. Google/Gmail De e-mail van Ontspan Me wordt gehost bij Google mail. Op het moment dat je contact opneemt met Ontspan Me via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden tot maximaal twee jaar terug bewaard.
  5. Google Analytics verzamelt de gegevens hoe mensen onze website bezoeken. Deze gegevens zijn anoniem en worden 26 weken bewaard.

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Ontspan Me, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van de behandelingen, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieen gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door Ontspan Me of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van Ontspan Me prive is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url.

Rechten

  1. Recht op inzage Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij Ontspan Me vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Ontspan Me. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.
  2. Recht op rectificatie Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Ontspan Me. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elke mail.
  3. Recht op overdracht Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij Ontspan Me opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient Ontspan Me al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.
  4. Recht op wissen van gegevens Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Ontspan Me vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.
  5. Recht op het indienen van een klacht Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Ontspan Me niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.
  6. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar) Wil jij niet dat Ontspan Me jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruik maken van deze rechten kan via info@Ontspan.me onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, idbewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

Plichten

  1. Gerechtvaardigd belang Ontspan Me verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een inhoudelijk belang en een commercieel belang. Denk bij het inhoudelijk belang aan het uitvoeren van de bij jou passende behandeling en bij het commercieel belang aan het aanbieden van diensten of producten van Ontspan Me via e-mail. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de behandelingen, diensten of producten. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Je gezondheidssituatie is nodig om de behandeling correct uit te kunnen voeren. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Ontspan Me de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met Ontspan Me met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld overleg met de fysio, huisarts of andere zorgverlener), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.
  2. Wettelijk openbaren Ontspan Me behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Ontspan Me dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Ontspan Me te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.

Ontspan Me – Zijlbaan 42 – 2352 BN  Leiderdorp – 06-43083619 info@ontspan.me www.ontspan.me